Nuova piattaforma di Posta elettronica

Nell’ambito dei servizi Cloud Microsoft 365, forniti dall’Ateneo a seguito della stipula della Convenzione CRUI-Microsoft, sarà avviata, a decorrere dal 21 settembre 2020, la nuova piattaforma di Posta Elettronica, fortemente voluta al fine di risolvere annose questioni inerenti alla gestione delle caselle di posta, con particolare riferimento alla capacità di archiviazione delle e-mail ed in piena integrazione con le altre applicazioni già in uso del pacchetto Microsoft 365.

Il nuovo sistema si basa su Exchange Online per la componente di gestione del servizio e su Outlook per l’accesso dell’utente, ovvero per la parte client, integrandosi nativamente con le altre applicazioni di Microsoft 365 per la produttività e la collaborazione aziendale già attive per tutta l’utenza Unime, come OneDrive, Teams, Office Online, SharePoint.

Tutte le operazioni di accesso e gestione della casella di posta elettronica @unime.it devono quindi essere effettuate unicamente tramite la nuova piattaforma https://outlook.office.com/ sulla quale verranno veicolati tutti i messaggi in arrivo. Il precedente servizio email, basato su server Zimbra, è stato dismesso dopo alcuni mesi in cui era stato lasciato attivo solo per scopi di consultazione.

L’accesso sarà supportato esclusivamente tramite browser web e/o applicazione Microsoft Outlook, disponibile per i sistemi desktop Windows e macOS e per quelli mobile iOS e Android. I programmi di gestione della posta elettronica (client email) già configurati per il vecchio sistema di posta non accederanno al nuovo sistema.

Ogni utente ha a disposizione una casella email da 100 Gb (Docenti e Ricercatori, Personale TA, Unilav) o 50 Gb (Collaboratori esterni, Incaricati didattica, Personale docente e non docente in pensione, account Istituzionali), oltre ad una nuova funzionalità per l’archiviazione dei vecchi messaggi con spazio illimitato per le prime categorie di utenti e di ulteriori 50 Gb per le seconde.

Tutte le caselle di posta elettronica attive ed i messaggi in esse contenuti sono stati già trasferiti dal sistema di posta Zimbra al nuovo Outlook, secondo i protocolli di sicurezza garantiti da Microsoft. Il processo di sincronizzazione unidirezionale, dalla vecchia alla nuova piattaforma, è rimasto poi attivo fino alla completa importazione anche per i contenuti più recenti.

Si informa inoltre l'utenza che per motivi di sicurezza è stata disabilitata la possibilità di attivare l'inoltro dei messaggi ricevuti sul loro account aziendale verso indirizzi email esterni. Gli utenti che lo impostano riceveranno un messaggio di errore con oggetto "Non recapitabile ..." a causa del mancato recapito all'indirizzo di inoltro.

E’ stata inoltre redatta una Guida Utente per semplificare la configurazione e l’utilizzo di Outlook, che è accessibile anche dalla suddetta pagina delle procedure di gestione account GAIA. Ogni utente potrà comunque fare riferimento al proprio referente informatico di polo come da elenco seguente:

 

Paolo Leinardi Dip. CHIBIOFARAM
Giovanni Merlino Dip. Ingegneria
Massimo Marchello Dip. Patologia Umana “G. Barresi”
Carmela Portaro Dip. Giurisprudenza
Maria Teresa Reggio Dip. MIFT
Angela Quartarone Dip. DICAM
Francesco Manganaro Dip. Scienze Veterinarie
Francesco Lo Bianco Dip. Economia
Rosario Famulari Dip. Scienze Politiche e Giuridiche
Gaetano Galletti Dip Scienze Cognitive
Cynthia Wanderlingh​ Dip. Medicina Clinica e Sperimentale
Rossella Bertolani Dip. BIOMORF
Domenico Quartarone (arsit@unime.it) Amministrazione centrale

 

Si fa altresì presente che sono state disattivate le condivisioni di cartelle di posta elettronica con altri utenti Unime che erano state attivate tramite Zimbra Webmail, in modo da consentire il completamento della procedura di sincronizzazione; queste cartelle dovranno pertanto essere nuovamente condivise utilizzando Outlook, seguendo le indicazioni operative riportate nella summenzionata guida utente.

In una prima fase gli account di posta istituzionali funzioneranno in modo analogo a quanto avviene nell’attuale sistema, ovvero: si accederà con nome utente e password della mail istituzionale; si potranno consultare e gestire le mail nelle diverse cartelle; si potranno inviare nuovi messaggi direttamente dalla casella acceduta.

Tuttavia in una fase successiva tutte le caselle di posta istituzionali verranno trasformate in caselle condivise, ovvero: il responsabile deciderà a chi consentire l’accesso alla casella istituzionale utilizzando un applicativo web che verrà predisposto per questo scopo; l’utente autorizzato all’uso, compreso il responsabile stesso, potrà quindi accedere alla casella email istituzionale connettendosi a Outlook con il proprio account personale, con possibilità di visualizzare e gestire le mail contenute nelle diverse cartelle e di inviare “per conto” dell’account istituzionale (a titolo di esempio: se l’utente Mario Rossi invierà una mail dall’account istituzionale condiviso ufficioassistenza@unime.it la mail riporterà un mittente del tipo “Mario Rossi per conto di Ufficio Assistenza”). La trasformazione degli account istituzionali in caselle condivise verrà effettuata previo opportuno preavviso che riporterà anche le informazioni utili alla loro gestione.

 

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